Campos Obligatorios en Procesos

A partir de la actualización que realizaremos mañana, podrás configurar Campos Obligatorios en Procesos para que éstos aparezcan  como tal en el bloque de caracterización de un asunto  (siempre y cuando tengas permisos para administrador el proceso).

De esta manera por ejemplo podrás impedir que se de de alta una Reclamación de Cliente sin que se registre de qué Cliente se trata, o del mismo si se trata de una Reclamación a Proveedor impedirás (si lo deseas) que se den de alta casos de Reclamación en las que por descuido no se ha registrado el Proveedor.

Lo mismo es aplicable a los Campos Personalizables, con lo que por ejemplo si se trata de un Proceso Comercial podrás impedir que se abra un caso si no se registra el importe estimado de la operación, o cualquier información que consideres de interés. Sólo tienen que configurar el Campo o Campos Obligatorios en Procesos según tus necesidades.

El principal beneficio de esta nueva prestación es que por evitamos por ejemplo que busquemos casos o asuntos de un determinado cliente vía opción CRM y no nos salgan todos, porque en alguno se nos olvidó registrar el cliente en cuestión.

Para configurarlo has de hacerlo desde el Proceso en cuestión (bloque de configuración)

Aprobaciones sin firmas

Como ya sabrás desde el eGAM Calendar puedes visualizar tareas en modo Calendario situadas en el día de su vencimiento previsto. Idem con Asuntos.

Desde el propio eGAM Calendar puedes realizar un comentario de seguimiento relativo a la tarea para que el resto de personas implicadas en el asunto y tarea lo vean, e incluso puedes cerrar la tarea

A partir de la actualización del próximo viernes 31.10.14 desde el eGAM calendar además es posible registrar la decisión en cuanto al sentido de cierre de una tarea de tipo decisión. Ya conocemos que dependiendo de la decisión el procedimiento de trabajo seguirá por un camino u otro. (según la configuración). Con ello estamos registrando decisiones y/o aprobaciones sin firmas.

Del mismo modo si se trata de tareas de tipo aprobación y en el calendario damos el OK esto provocará la activación automática de la tarea configurada para dicho caso en el procedimiento. En caso de decisión de NO aprobación supondrá la re-activación de la tarea precedente. Con ello estamos registrando decisiones y/o aprobaciones sin firmas.

Queremos destacar que todo ello es posible hacerlo simplemente desde http://myegam.egambpm.com/modulos/calendario/calendario.aspx, sin necesidad de entrar en eGAM con lo que la agilidad en el uso se ve sustancialmente incrementada.

eGAM Calendar te permite tener todas tus Tareas a golpe de click para que saber en qué trabajar y reportar la actividad realizada sea mucho más fácil.

Atendiendo las peticiones de clientes en cuanto a facilitarles la interacción con eGAM a usuarios que principalmente reciben tareas y sólo necesitan saber que existen, novedades y su fecha de vencimiento, así como poder registrar seguimientos y/o darlas por terminadas, el próximo día 31.10.14 incluiremos el módulo eGAM Calendar en la actualización programada.

Las principales características de eGAM Calendar serán :

– Aplicación WEB Responsive : Se adapta a cualquier pantalla por lo que se puede utilizar desde PC, Mac, Tabletas, y Móviles.

– Formato calendario con vista MES | SEMANA | DIA

– Visualización de Asuntos y Tareas en día de Vencimiento

– Cierre de Asuntos y Tareas a un sólo click

– Visualizar y Añadir Seguimientos a Asuntos y Tareas a un sólo click

– Visualizar Datos de Caracterización

– Información sobre novedades en tiempo real a un sólo click

–  … y más prestaciones que tenemos en cartera

Acompañamos una imagen de eGAM Calendar, en la que en verde se representan las tareas y en naranja los asuntos en el día de su vencimiento.

Si por ejemplo clicamos sobre una tarea nos aparece la siguiente ventana en la aparte de la información de caracterización de la tarea, podemos CERRARLA (marca en rojo) o Visualizar y Añadir SEGUIMIENTOS (marca en naranja)

Pensamos que disponer de las tareas a golpe de click, será de gran utilidad para usuarios que básicamente necesitan saber qué tienen que hacer y para cuándo,  así como poder registrar sus seguimientos y dar por concluidas sus tareas y asuntos.

A partir de nuestra próxima actualización (31.10.14), podrás presupuestar Costes Teóricos a para cada Tarea y registrar Costes Reales para facilitarte su seguimiento.  Te avanzamos una captura de la maqueta.

Gestión Costes Procesos

Ahora tenemos la posibilidad de distribución automática de clientes, proveedores, y productos a todos los usuarios de la sesión, tras una importación de maestros desde un fichero externo.

Ventaja : Agilidad e Integridad

Para las organizaciones que asignan usuarios eGAM a cada puesto les será de mucha utilidad disponer de un registro histórico de las personas que han ocupado cada puesto, logrando con ello una trazabilidad total en los asuntos y tareas históricos.

Ventaja : Trazabilidad Asuntos y Tareas. Menor necesidad de usuarios y por lo tanto ahorro de costes en el uso eGAM

Para todos los procesos definidos en eGAM como de GESTIÓN DOCUMENTAL disponemos de la funcionalidad de que el título de la tarea asuma automáticamente la nomenclatura <Revisión nnnnn> siendo nnnnn el código de la tarea.

Para conseguirlo, al generar una nueva tarea sólo tendremos que declararla como tarea de tipo «Documento Vigente» y de ese modo la tarea asume como título <Revisión + código de la tarea>.

Además tendremos la posibilidad de editar el código de tarea para hacerlo coincidir con el numero de versión del documento, si procede.

Ventaja : Ahorro de tiempo y mayor uniformidad en las nomenclaturas

En las siguientes imágenes podemos apreciar como configurar la tarea para disfrutar de dicha prestación, y el resultado.

Ahora es posible configurar los Procesos de GESTIÓN DOCUMENTAL de manera que cada nueva tarea correspondiente a una nueva revisión de un documento suponga la declaración automática de dicho documento como DOCUMENTO VIGENTE, y como ya sabemos declarando la anterior versión como OBSOLETA automáticamente y a la vez distribuyendo y avisando de la nueva versión y disponible a todos aquellos usuario incluidos en la Lista de Distribución generada para dicho documento.

Ventaja : Mayor agilidad, pero hay que tener en cuenta, si es que se necesitan, que se realiza la aprobación de documentos sin haberse generado evidencias de revisión y aprobación de documentos.

En la imagen vemos como configurar el/los proceso/s de GESTIÓN DOCUMENTAL para disfrutar de dicho automatismo