21 Ago

No conformidades: ¿Porque es importante registrarlas y medirlas?

 Las no conformidades son eventos que se producen cuando un producto, servicio o proceso no cumple con los requisitos especificados. La falta de conformidad puede surgir en cualquier momento durante el ciclo de vida de un producto, desde la fase de diseño y desarrollo hasta la entrega final al cliente. Es importante registrar y medir estas no conformidades para garantizar que se aborden de manera oportuna y se tomen medidas para prevenirlas en el futuro.

La gestión de no conformidades es un elemento clave de los sistemas de gestión de calidad, seguridad alimentaria y medio ambiente. En particular, la norma ISO 9001 exige que las empresas identifiquen y controlen las no conformidades y tomen medidas para prevenirlas en el futuro. Del mismo modo, la norma IATF 16949 para la industria automotriz, ISO 22000, BRC e IFS para la seguridad alimentaria y la norma ISO 14001 para la gestión ambiental también requieren la gestión de no conformidades.

El registro y la medición de las no conformidades son importantes por varias razones:

1- Proporcionan información valiosa sobre la calidad y eficacia de los procesos de la organización. Al medir el número y la frecuencia de las no conformidades, las empresas pueden identificar patrones y tendencias y tomar medidas preventivas para evitar su recurrencia. 

2- El registro y la medición de las no conformidades son una forma efectiva de cumplir con los requisitos de las normas ISO y otros estándares de calidad.

Además, las empresas que implementan un sistema de gestión de no conformidades bien diseñado pueden utilizar esta información para mejorar continuamente sus procesos y productos. Por ejemplo, el método 8D (8 Disciplinas) se utiliza para identificar, corregir y prevenir problemas de calidad. Las «5 por qués» son otra herramienta común para investigar las causas raíz de los problemas y prevenir su recurrencia. Estas herramientas pueden ayudar a las empresas a mejorar la calidad y la eficiencia de sus procesos y productos.

La digitalización de procesos es cada vez más común en la gestión de no conformidades. Los sistemas de gestión de calidad y software BPM (Business Process Management) pueden ayudar a las empresas a automatizar y agilizar el proceso de gestión de no conformidades. Por ejemplo, el software eGAM bpm permite a las empresas digitalizar su procedimiento de no conformidades para registrar y realizar un seguimiento de estas, asignar responsabilidades y hacer un seguimiento de la solución del problema.

En conclusión, registrar y medir las no conformidades es fundamental para garantizar la calidad y eficiencia de los procesos de una empresa. Además, cumplir con los requisitos de las normas ISO y otros estándares de calidad puede ayudar a las empresas a mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la eficiencia y mejorar la reputación de la marca. La digitalización de procesos con softwares como eGAM bpm puede mejorar aún más la eficiencia y la precisión de la gestión de no conformidades.

07 Feb

¿Por qué es necesario implantar un software BPM junto con un ERP?

 No es común que nos planteemos implantar un BPM al mismo tiempo que nuestro ERP, pero hoy vamos a ver cuales son las ventajas de hacerlo. Para ello vamos a empezar con algunas definiciones básicas  que nos permitan tener una visión más clara.

Un ERP (Enterprise Resource Planning) permite gestionar distintas áreas críticas de la operativa de una empresa: finanzas, inventarios, producción, RRHH, etc. El ERP permite recoger, almacenar y gestionar datos de diferentes áreas o departamentos. Gracias a estos datos, el software puede generar informes de forma automatizada, que serían muy difíciles de construir de forma manual. Teniendo un ERP, conseguimos tener una visión más clara de nuestro negocio.

El BPM (Business Process Management) se trata de la gestión integral de procesos de negocio y automatización de estos. Implementar este tipo herramientas permite que la empresa cambie su forma de entender el negocio, de una visión departamental a una visión de proceso.

Por tanto, el ERP nos permite conocer cómo va el negocio y cada una de sus áreas, pero no nos ayuda a optimizar los procesos de esas áreas como sí lo haría un BPM. Cualquier empresa necesitará un ERP para tener un control del negocio y reducir el trabajo manual. El BPM es un paso más de la empresa para mejorar las cifras día a día.

 Si tenemos en cuenta las definiciones anteriores, es fácil suponer cuál es el punto de encuentro entre ambas herramientas e intuir las ventajas que nos aportará su combinación con un correcto uso.

 Se tienen varias experiencias positivas de integración del software eGAM bpm con ERP como pueden ser Geinprod o SAP.

24 Ene

¿Qué es un sistema de certificación de seguridad alimentaria y para qué sirve?

Todos somos consumidores de productos alimentarios y a todos nos preocupa la seguridad alimentaria, conscientes de que un alimento contaminado en cualquier momento de la cadena de recolección, proceso, envasado y distribución, puede suponer un riesgo considerable para nuestra salud. Según el Global Food Safety Initiative (GFSI) cada año 600 millones de personas en el mundo enferman como consecuencia de la ingesta de alimentos contaminados. 

Es por ello que los distribuidores de productos alimentarios necesitan generar la máxima confianza posible en los consumidores finales en cuanto a seguridad alimentaria, ya que ésta condiciona las decisiones de compra, y además cualquier circunstancia negativa puede tener un impacto irreparable sobre su marca, amén de repercusiones legales. 

Las grandes firmas de distribución de todo el mundo, dado que asumen la responsabilidad legal del producto que están comercializando bajo su marca, han establecido criterios para evaluar a sus proveedores y poder garantizar que en toda la cadena desde el origen hasta el consumidor se cumplen, tanto la legislación vigente en cada país, como los principios básicos de seguridad alimentaria.

A tal menester, a nivel mundial, y bajo el reconocimiento del GFSI surgen los referenciales IFS y BRCGS que establecen las directrices de un Sistema de Calidad y Seguridad Alimentaria que deben cumplir los distintos agentes del sector alimentario,  que se dediquen a la fabricación o manipulación de productos. También encontramos la Norma ISO 22000 con el mismo propósito aunque su implantación no es tan extendida.

El Protocolo IFS, es un estándar privado reconocido a nivel mundial que incluye una serie de estándares aplicables a distintos procesos y servicios de la cadena de suministro, como garantía de seguridad alimentaria ofrecida por los fabricantes y distribuidores alimentarios. Las empresas certificadas en IFS, demuestran que además de cumplir con las especificaciones de cliente, trabajan por una mejora continua de todos sus procesos. Más de 26.000 certificados han sido emitidos por 105 organismos certificadores en 90 países en 4 continentes. 

El protocolo BRCGS nace en 1996 desarrollado por el British Retail Consortium, y aunque inicialmente se destina a las compañías suministradoras de productos alimenticios de marca minorista, más adelante se extiende a la fabricación de productos alimenticios destinados a la restauración y fabricación de ingredientes, e incluso a productos no-alimenticios (packaging, almacenaje y distribución, etc). Las más de 45.000 empresas certificadas en más de 160 países, ofrecen al mercado la garantía de que sus productos son seguros, legales, y de alta calidad. 

Distintos organismos de certificación en todo el mundo, acreditados para realizar auditorías según IFS y/o BRCGS, llevan a cabo el proceso de certificación, donde auditores reconocidos determinan en visitas a las instalaciones de las empresas si los diferentes elementos del sistema de Calidad y Seguridad Alimentaria de la empresa auditada están documentados, implementados, son sostenibles y continuamente mejorados. 

Para las empresas alimentarias, implantar las mencionadas normas supone un gran esfuerzo en la definición y sistematización de sus procesos, así como en su mantenimiento y mejora continua. Hoy por hoy las tecnologías de digitalización como puede ser egambpm son una clara alternativa a los sistemas basados en papel e infinitos formularios. 

09 Ene

¿Quién dijo que se necesitan papeles para implantar una ISO?

¿Cuántas veces no has pensado que certificar una ISO es incrementar tu burocracia?¿ O que para implantarla vas a tener que hacer mil papeles “que no van a ningún sitio”? En este artículo vamos a desmentir este mito.

 Para poder desarmar este mito, es necesario conocer qué es una ISO y cuál es su fin. Una norma ISO es un compendio de buenas prácticas orientadas a ordenar y mejorar la gestión en una empresa. Estas normas redactadas por comités técnicos, se han convertido en estándares a nivel mundial. 

 Si comprendemos el párrafo anterior, ya podemos intuir que trabajar bajo el paraguas de una norma ISO no debería incrementar la burocracia que tiene nuestra actual corporación.

¿Y qué pasa con los papeles? Si bien es cierto que en el pasado muchos implantadores recurrieron al uso de plantillas y documentos seriados, las actuales normas no exigen que se realice ninguno de estos puntos. Actualmente estas nos indican que debemos tener un registro y seguimiento fehaciente de las acciones que vamos realizando para cumplir los diferentes puntos.

 Por tanto, y dentro de las posibilidades que nos da la norma, podemos trabajar los registros de la forma que más se acomode a nuestra empresa y siempre que podamos asegurar estos. Una buena alternativa para esta problemática es combinar herramientas informáticas como pueden ser los softwares que solventan problemáticas en la gestión de tareas, gestión documental o gestión de procesos integrados con nuestro ERP. En el mercado podemos encontrar infinidad de soluciones para solventar estos problemas de forma aislada o, lo más interesante, en conjunto.

 Ahora que hemos desmontado estos dos mitos, ¿Que te impide implantar tu ISO de forma digitalizada?

26 Dic

Beneficios de implantar un sistema de presencia

 A estas alturas seguramente ya estés al tanto del Real Decreto Ley 8/2019 en el que aparece la obligación expresa de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores de la empresa, independientemente del tipo de contrato que tengan, y mantener los registros durante 4 años.   

 Si eres propietario o gerencias una empresa y lees esto, es posible que estés empezando a hacerte un montón de preguntas “¿Y esto cómo lo hacemos?” “¿Cuánto me va a costar?” En este artículo vamos a tratar de mostrarte como esta nueva normativa puede ser una oportunidad para optimizar y mejorar tu organización,así como para motivar a tus empleados. Con el consecuente aumento de beneficios que se derivara de las acciones aplicadas.

 En una época en la que las jornadas laborales son cada vez más flexibles y deslocalizadas, implementar un control de presencia que nos permita obtener datos relevantes sobre el estado de nuestra organización y que ayuden a elaborar estadísticas, tomar decisiones basándose en datos reales y garantizar la eficacia. 

Algunas de las aportaciones y funcionalidades que ofrecen estos sistemas son: 

– Control de los fichajes de pausas (absentismos) clasificadas según los criterios y necesidades de la empresa. 

– Medición del tiempo destinado a actividades realizadas en la empresa y que requieren optimización o seguimiento. Ejemplo: Formaciones o reuniones. 

– Informes individualizados de la plantilla en la que aparece toda la información registrada (absentismos, salidas al exterior, formaciones, reuniones, etc.) 

– Herramienta para la justificación y clasificación de los absentismos de la empresa. 

– Registro de visitas de personal externo a la organización (clientes, mantenimiento, proveedores). 

– Informe de horas extraordinarias para conocer la justificación y motivo de su realización. 

 Desde eGAM contamos con una herramienta donde toda esta información queda centralizada en una misma BBDD, con una estructura de datos sencilla y fiable, que permite a la dirección o, en su defecto, a las personas encargadas de realizar el seguimiento acceder a los datos de forma ágil y simplificada en tiempo real.

09 Feb

Desmarcado Masivo de Novedades en la Gestión por Procesos con eGAMbpm

Hemos habilitado en nuestra reciente actualización del pasado Viernes 6 de febrero una funcionalidad para permitir el Desmarcado Masivo de Novedades en la Gestión por Procesos con eGAMbpm, de esta manera ya no es imprescindible clicar o seleccionar cada una de las novedades para evidenciar su lectura.

Ahora desde la portada de un Asunto (caso de ejecución de un Proceso) se podrá realizar el Desmarcado Masivo de Novedades dicho asunto, tanto novedades de seguimiento como de ficheros anexados manualmente o de manera automática, con el envío y recepción de mails. En la captura siguiente clicando en el icono señalado en rojo, desmarcaría todas las novedades de las dos tareas que por aparecer en rojo indican que tienen novedades.

Captura

Del mismo modo, si nos encontramos en la vista de una tarea (ver imagen inferior) si clicamos en el icono señalado desmarcaríamos todas las novedades (seguimientos y ficheros anexados) sin necesidad de abrirlos o seleccionarlos.

Captura

 

29 Ene

Pasar desde la vista tradicional de eGAM a la vista Calendario a golpe de click

Ahora puedes pasar desde la vista tradicional de eGAM a la vista Calendario (eGAM WIP) a golpe de click.

Vista tradicional "eGAM Manager"

Vista tradicional «eGAM Manager»

Una vez en la vista calendario (eGAM Wip), si necesitas acceder a la vista Tradicional (eGAM Manager) podrás hacerlo desde un asunto o tarea con un sólo click.

Vista Calendario "eGAM Wip"

Vista Calendario «eGAM Wip»

 

30 Oct

Campos Obligatorios en Procesos

Campos Obligatorios en Procesos

Campos Obligatorios en Procesos

A partir de la actualización que realizaremos mañana, podrás configurar Campos Obligatorios en Procesos para que éstos aparezcan  como tal en el bloque de caracterización de un asunto  (siempre y cuando tengas permisos para administrador el proceso).

De esta manera por ejemplo podrás impedir que se de de alta una Reclamación de Cliente sin que se registre de qué Cliente se trata, o del mismo si se trata de una Reclamación a Proveedor impedirás (si lo deseas) que se den de alta casos de Reclamación en las que por descuido no se ha registrado el Proveedor.

Lo mismo es aplicable a los Campos Personalizables, con lo que por ejemplo si se trata de un Proceso Comercial podrás impedir que se abra un caso si no se registra el importe estimado de la operación, o cualquier información que consideres de interés. Sólo tienen que configurar el Campo o Campos Obligatorios en Procesos según tus necesidades.

El principal beneficio de esta nueva prestación es que por evitamos por ejemplo que busquemos casos o asuntos de un determinado cliente vía opción CRM y no nos salgan todos, porque en alguno se nos olvidó registrar el cliente en cuestión.

Para configurarlo has de hacerlo desde el Proceso en cuestión (bloque de configuración)

 

27 Oct

Decisiones y/o Aprobaciones sin Firmas

Aprobaciones sin firmas

Aprobaciones sin firmas

Como ya sabrás desde el eGAM Calendar puedes visualizar tareas en modo Calendario situadas en el día de su vencimiento previsto. Idem con Asuntos.

Desde el propio eGAM Calendar puedes realizar un comentario de seguimiento relativo a la tarea para que el resto de personas implicadas en el asunto y tarea lo vean, e incluso puedes cerrar la tarea

A partir de la actualización del próximo viernes 31.10.14 desde el eGAM calendar además es posible registrar la decisión en cuanto al sentido de cierre de una tarea de tipo decisión. Ya conocemos que dependiendo de la decisión el procedimiento de trabajo seguirá por un camino u otro. (según la configuración). Con ello estamos registrando decisiones y/o aprobaciones sin firmas.

Del mismo modo si se trata de tareas de tipo aprobación y en el calendario damos el OK esto provocará la activación automática de la tarea configurada para dicho caso en el procedimiento. En caso de decisión de NO aprobación supondrá la re-activación de la tarea precedente. Con ello estamos registrando decisiones y/o aprobaciones sin firmas.

Queremos destacar que todo ello es posible hacerlo simplemente desde http://myegam.egambpm.com/modulos/calendario/calendario.aspx, sin necesidad de entrar en eGAM con lo que la agilidad en el uso se ve sustancialmente incrementada.

22 Oct

Tareas a Golpe de Click con eGAMbpm

eGAM Calendar te permite tener todas tus Tareas a golpe de click para que saber en qué trabajar y reportar la actividad realizada sea mucho más fácil.

Atendiendo las peticiones de clientes en cuanto a facilitarles la interacción con eGAM a usuarios que principalmente reciben tareas y sólo necesitan saber que existen, novedades y su fecha de vencimiento, así como poder registrar seguimientos y/o darlas por terminadas, el próximo día 31.10.14 incluiremos el módulo eGAM Calendar en la actualización programada.

Las principales características de eGAM Calendar serán :

– Aplicación WEB Responsive : Se adapta a cualquier pantalla por lo que se puede utilizar desde PC, Mac, Tabletas, y Móviles.

– Formato calendario con vista MES | SEMANA | DIA

– Visualización de Asuntos y Tareas en día de Vencimiento

Cierre de Asuntos y Tareas a un sólo click

Visualizar y Añadir Seguimientos a Asuntos y Tareas a un sólo click

– Visualizar Datos de Caracterización

– Información sobre novedades en tiempo real a un sólo click

–  … y más prestaciones que tenemos en cartera

Acompañamos una imagen de eGAM Calendar, en la que en verde se representan las tareas y en naranja los asuntos en el día de su vencimiento.

Captura

Si por ejemplo clicamos sobre una tarea nos aparece la siguiente ventana en la aparte de la información de caracterización de la tarea, podemos CERRARLA (marca en rojo) o Visualizar y Añadir SEGUIMIENTOS (marca en naranja)

Captura

Pensamos que disponer de las tareas a golpe de click, será de gran utilidad para usuarios que básicamente necesitan saber qué tienen que hacer y para cuándo,  así como poder registrar sus seguimientos y dar por concluidas sus tareas y asuntos.

 

 

05 Sep

ORGANIGRAMA : Funcionalidad para histórico personas que han ocupado un determinado puesto. Relación Persona-Puesto

Para las organizaciones que asignan usuarios eGAM a cada puesto les será de mucha utilidad disponer de un registro histórico de las personas que han ocupado cada puesto, logrando con ello una trazabilidad total en los asuntos y tareas históricos.

Ventaja : Trazabilidad Asuntos y Tareas. Menor necesidad de usuarios y por lo tanto ahorro de costes en el uso eGAM

persona-puesto

05 Sep

GESTION DOCUMENTAL : Nomenclatura automática en tareas de Procesos de Gestión Documental

Para todos los procesos definidos en eGAM como de GESTIÓN DOCUMENTAL disponemos de la funcionalidad de que el título de la tarea asuma automáticamente la nomenclatura <Revisión nnnnn> siendo nnnnn el código de la tarea.

Para conseguirlo, al generar una nueva tarea sólo tendremos que declararla como tarea de tipo «Documento Vigente» y de ese modo la tarea asume como título <Revisión + código de la tarea>.

Además tendremos la posibilidad de editar el código de tarea para hacerlo coincidir con el numero de versión del documento, si procede.

Ventaja : Ahorro de tiempo y mayor uniformidad en las nomenclaturas

En las siguientes imágenes podemos apreciar como configurar la tarea para disfrutar de dicha prestación, y el resultado.

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