Con el Objetivo de Introducir prestaciones añadidas a las reseñadas en nuestro más reciente post, así como para incluir nuevos ajustes funcionales en los sistemas de ticketing personalizados de algunos clientes, posponemos la actualización prevista al próximo Viernes 26 de Junio.
Las nuevas prestaciones son las siguientes :
– Posibilidad de Configurar Vista Simplificada de Asuntos y de Tareas : Con ello pretendemos facilitar el uso de eGAM para aquellos perfiles de usuario que tan sólo precisan conocer las tareas que se les han asignado, y poder realizar funciones básicas como : un seguimiento, fichar costes, anexar un fichero, mandar un mail.
– Informes de Costes Asociados a Asuntos/Proyectos: Incluimos un informe que responde a la multiselección realizada en el módulo de Business Intelligence, ofreciendo por tipologÍa de costes (horas, desplazamientos, dietas, y otros), una comparativa gráfica y numérica entres costes reales y costes previstos.
Siguiendo con nuestra filosofía de ofrecer Mayor Valor a los usuarios de eGAMbpm, así como una Experiencia de uso cada vez mejor, en la Gestión de sus Procesos vamos a proceder a una próxima actualización que tendrá lugar el viernes 19 de junio para las sesiones Hosting, y progresivamente durante Junio en las sesiones instaladas en modo local.
Aparte de importantes mejoras de rendimiento y cambios estéticos, se incorpora las siguientes novedades:
– Nuevo FORMULARIO DE ACCESO que nos permite elegir qué módulo/s de eGAMbpm queremos que aparezcan abiertos una vez dentro de la aplicación.
– Incorporado en el escritorio un ESPACIO DE BUSQUEDA POR INVOCACION que permite fácilmente localizar los asuntos, tareas, documentos/mails, y notas que incluyen el texto indicado para buscar.
– Desde el escritorio se ha habilitado una funcionalidad para facilitar la realización de las ACCIONES MAS COMUNES en eGAM tales como : Crear un Asunto, crear una tarea, una nota, así como un cliente o un proveedor.
– También se ha incorporado al escritorio un SISTEMA DE NOTIFICACION que nos avisa de aquellas tareas y/o asuntos que presentan novedades en cuanto a nuevos comentarios, aperturas/cierres, nuevos documentos anexados, etc.
– Aparte de la funcionalidad de MIS PROCESOS FAVORITOS, desde el mismo escritorio resulta fácil acceder al resto de procesos para crear un nuevo caso/asunto, así como para ver los asuntos/casos de ejecución de un proceso que gestiono, y de igual modo las tareas asignadas por procesos.
– En cuanto al CENTRO DE CONTROL DE ACTIVIDADES, se han ampliado posibilidades de vista, localización y búsqueda de asuntos, tareas, seguimientos, documentos/mails, tanto en el Historial, como en ASUNTOS y TAREAS en Curso.
– Se incorpora un nuevo módulo denominado CALENDARIO que nos presenta distintas vistas de Asuntos, Tareas y Notas, ubicadas en su fechad e vencimiento. Desde el calendario se puede acceder al Asunto, Tarea o Nota que se seleccione.
– Desde el calendario se pueden crear nuevas NOTAS en el día que convenga, que se pueden convertir en un asunto nuevo o en una tarea de un asunto activo.
– Nuevo Módulo de FICHAJESde tiempo, con lo cual se habilita la funcionalidad de poder registrar consumos de tiempo, desplazamientos, dietas, y otros asociados al asunto/proyecto y/o tarea/actividad oportuna. Se puede asignar fichajes tanto desde un panel habilitado para registrar la dedicación diaria a cada Asunto/tarea, así como desde el Centro de Control de Actividades, como desde dentro de cada Asunto y/o Tarea específica.
– El módulo de NOTASque anteriormente se incluía como un servicio del Centro de Control de Actividades, ahora es independiente, permitiendo registrar ideas, comentarios, actividades, citas, que no consideremos oportuno tratar como Asunto, o Tarea de un proceso. Si lo deseamos las notas se pueden convertir en Asuntos y/o Tareas con un sencillo click desde el propio módulo.
– Nuevo módulo TASKBOARD, ofrece al usuario una lista general de las tareas de dicho usuario categorizada en función del estado en que se encuentran (Definidas, En curso, Acabadas) a modo de tablero SCRUM, permitiendo cambiar el estado de una tarea simplemente clickando y arrastrando a la columna del estado deseado. De un modo más particular, desde cada asunto/proyecto, es posible visualizar por parte del gestor, todas las tareas en función de su estado de ejecución y el usuario responsable de cada una de ellas.
– Se ha mejorado el eGAMIZADOR de ficheros, permitiendo simplemente arrastrando el/los fichero/s seleccionados al escritorio eGAM, anexarlos a un asunto/proyecto, a una tarea/actividad, o bien convertirlos en un asunto nuevo, o una tarea nueva de un asunto ya creado.
En el siguiente enlace ofrecemos un vídeo ilustrativo de las novedades reseñadas.
En nuestra reciente actualización del pasado Viernes, hemos habilitado la posibilidad de editar una nota y/o borrarla, desde el eGAM WIP (calendario) sin necesidad de abrir la sesión tradicional de eGAM (eGAM Manager).
Hasta ahora desde eGAM WIP sólo era posible visualizar la nota y cerrarla.
Hemos habilitado en nuestra reciente actualización del pasado Viernes 6 de febrero una funcionalidad para permitir el Desmarcado Masivo de Novedades en la Gestión por Procesos con eGAMbpm, de esta manera ya no es imprescindible clicar o seleccionar cada una de las novedades para evidenciar su lectura.
Ahora desde la portada de un Asunto (caso de ejecución de un Proceso) se podrá realizar el Desmarcado Masivo de Novedades dicho asunto, tanto novedades de seguimiento como de ficheros anexados manualmente o de manera automática, con el envío y recepción de mails. En la captura siguiente clicando en el icono señalado en rojo, desmarcaría todas las novedades de las dos tareas que por aparecer en rojo indican que tienen novedades.
Del mismo modo, si nos encontramos en la vista de una tarea (ver imagen inferior) si clicamos en el icono señalado desmarcaríamos todas las novedades (seguimientos y ficheros anexados) sin necesidad de abrirlos o seleccionarlos.
Ahora puedes pasar desde la vista tradicional de eGAM a la vista Calendario (eGAM WIP) a golpe de click.
Vista tradicional «eGAM Manager»
Una vez en la vista calendario (eGAM Wip), si necesitas acceder a la vista Tradicional (eGAM Manager) podrás hacerlo desde un asunto o tarea con un sólo click.
Ahora puedes, clicando sobre «Robert» tu asistente virtual, enviar tus Tickets de Soporte, Solicitar Formación, Solicitar Soporte Hotline desde tu sesión eGAM, sin necesidad de recordar la url.
Asistente eGAMbpm «Robert» desde dentro de la sesión.
En nuestra próxima actualización de eGAMbpm, prevista para primeros de Enero 2015, vamos a incorporar la posibilidad de practicar de manera desatendida la Gestión de Objetivos e Indicadores por procesos.
Estamos preparando una próxima actualización de eGAMbpm, que incluirá entre otras las siguientes Novedades en la Gestión de Procesos y Procedimientos Leer más →
El pasado Viernes 31.1012 hemos procedido con la actualización prevista de eGAM en nuestros servidores hosting. Esta es la lista con las principales Novedades implementadas:
– Módulo EFQM con la posibilidad con un mantenimiento de criterios y subcriterios, a los cuales podremos asociar cada uno de nuestros Asuntos según que convenga. Con ello tendremos las acciones realizadas (asuntos) por cada uno de los criterios para su explotación, por ejemplo a efectos de realizar una memoria o una auto-evaluación.
– Envío de mails automáticos por creación nuevos Asuntos previa verificación máscara en título, con lo cuál el sistema obliga al usuario a concretar el título del asunto antes de guardarlo. La máscara a utilizar es #?textodeseado?#.
– Mantenimiento de contactos individuales asociado a cada cliente y proveedor; se ha creado una pestaña específica «Contactos» en el mantenimiento de clientes y en el de proveedores.
– Mantenimiento histórico de personas titulares de cada puesto de utilidad especialmente para configuraciones en las que los usuarios eGAM se asignan a puestos funcionales (organigrama) en lugar de a personas. Se recomienda optar por dicha configuración para evitar crear nuevos usuarios (ahorro de costes) cuando una persona reemplaza a otra en un determinado puesto.
– Propagación Documental : Ahora es posible asignar una lista de distribución a una carpeta de manera que todos los documentos asociados a dicha rama heredarán dicha lista de distribución mientras no se personalice (si procede). Con ello evitamos tener que generar imprescindiblemente una lista de distribución por cada documento.
– Asociación de documentos revisables a los anexos de los plantillas de Procedimientos. Desde la exploración documental se puede asociar un documento a los anexos de la portada o de cualquier tarea de un Procedimiento (Workflow o Regla de Negocio) de manera que siempre tendeemos accesible desde el asunto correspondiente la versión vigente del documento en cuestión.
– Funcionalidad para asignación de costes teóricos desde cada tarea, así como para la introducción o fichaje de costes reales por categoría a la hora de registrar el progreso de la tarea. Se mantiene el campo Unidades (U.)Previstas y U.Reales, que se utiliza para el establecimiento y seguimiento de objetivos.
– Activación de tareas teniendo en cuenta la fecha de cierre de la tarea predecesoraque provoca la activación. Es decir ahora puede configurarse eGAM para que la referencia a la hora de determinar el plazo de cierre de una tarea sucesora (activación condicionada por el cierre de otra tarea predecesora) sea la fecha_cierre de dicha tarea.
– eGAM Calendar : Ahora desde el Calendar, podemos conocer las novedades en asuntos y tareas, así como consultar el listado de nuestras tareas y asuntos cuya fecha prevista de cierre no ha sido definida. Puedes acceder a tu eGAM Calendar desde clickando aquí.
– Decisiones y/o Aprobaciones sin Firmas: Otra prestación que hemos añadido a eGAM Calendar está pensada para que desde el propio Calendar sea posible realizar la aprobación de una tarea y/o emitir una decisión frente a una cuestión planteada. Obviamente las dependencias programadas en función de la decisión tienen el efecto que se haya configurado.
– Notificaciones vía mail al responsable de una tarea en el momento justo de la activaciónde una tarea. En la configuración de procesos se ha habilitado una función para automatizar el envío de un mail al responsable de ejecutar una tarea y a terceros, en el momento de su activación. Este mail queda anexado automáticamente a la tarea como evidencia de su envío.
A partir de la actualización que realizaremos mañana, podrás configurar Campos Obligatorios en Procesos para que éstos aparezcan como tal en el bloque de caracterización de un asunto (siempre y cuando tengas permisos para administrador el proceso).
De esta manera por ejemplo podrás impedir que se de de alta una Reclamación de Cliente sin que se registre de qué Cliente se trata, o del mismo si se trata de una Reclamación a Proveedor impedirás (si lo deseas) que se den de alta casos de Reclamación en las que por descuido no se ha registrado el Proveedor.
Lo mismo es aplicable a los Campos Personalizables, con lo que por ejemplo si se trata de un Proceso Comercial podrás impedir que se abra un caso si no se registra el importe estimado de la operación, o cualquier información que consideres de interés. Sólo tienen que configurar el Campo o Campos Obligatorios en Procesos según tus necesidades.
El principal beneficio de esta nueva prestación es que por evitamos por ejemplo que busquemos casos o asuntos de un determinado cliente vía opción CRM y no nos salgan todos, porque en alguno se nos olvidó registrar el cliente en cuestión.
Para configurarlo has de hacerlo desde el Proceso en cuestión (bloque de configuración)
Como ya sabrás desde el eGAM Calendar puedes visualizar tareas en modo Calendario situadas en el día de su vencimiento previsto. Idem con Asuntos.
Desde el propio eGAM Calendar puedes realizar un comentario de seguimiento relativo a la tarea para que el resto de personas implicadas en el asunto y tarea lo vean, e incluso puedes cerrar la tarea
A partir de la actualización del próximo viernes 31.10.14 desde el eGAM calendar además es posible registrar la decisión en cuanto al sentido de cierre de una tarea de tipo decisión. Ya conocemos que dependiendo de la decisión el procedimiento de trabajo seguirá por un camino u otro. (según la configuración). Con ello estamos registrando decisiones y/o aprobaciones sin firmas.
Del mismo modo si se trata de tareas de tipo aprobación y en el calendario damos el OK esto provocará la activación automática de la tarea configurada para dicho caso en el procedimiento. En caso de decisión de NO aprobación supondrá la re-activación de la tarea precedente. Con ello estamos registrando decisiones y/o aprobaciones sin firmas.
Queremos destacar que todo ello es posible hacerlo simplemente desde http://myegam.egambpm.com/modulos/calendario/calendario.aspx, sin necesidad de entrar en eGAM con lo que la agilidad en el uso se ve sustancialmente incrementada.
eGAM Calendar te permite tener todas tus Tareas a golpe de click para que saber en qué trabajar y reportar la actividad realizada sea mucho más fácil.
Atendiendo las peticiones de clientes en cuanto a facilitarles la interacción con eGAM a usuarios que principalmente reciben tareas y sólo necesitan saber que existen, novedades y su fecha de vencimiento, así como poder registrar seguimientos y/o darlas por terminadas, el próximo día 31.10.14 incluiremos el módulo eGAM Calendar en la actualización programada.
Las principales características de eGAM Calendar serán :
– Aplicación WEB Responsive : Se adapta a cualquier pantalla por lo que se puede utilizar desde PC, Mac, Tabletas, y Móviles.
– Formato calendario con vista MES | SEMANA | DIA
– Visualización de Asuntos y Tareas en día de Vencimiento
– Cierrede Asuntos y Tareas a un sólo click
– Visualizar y Añadir Seguimientos a Asuntos y Tareas a un sólo click
– Visualizar Datos de Caracterización
– Información sobre novedades en tiempo real a un sólo click
– … y más prestaciones que tenemos en cartera
Acompañamos una imagen de eGAM Calendar, en la que en verde se representan las tareas y en naranja los asuntos en el día de su vencimiento.
Si por ejemplo clicamos sobre una tarea nos aparece la siguiente ventana en la aparte de la información de caracterización de la tarea, podemos CERRARLA (marca en rojo) o Visualizar y Añadir SEGUIMIENTOS (marca en naranja)
Pensamos que disponer de las tareas a golpe de click, será de gran utilidad para usuarios que básicamente necesitan saber qué tienen que hacer y para cuándo, así como poder registrar sus seguimientos y dar por concluidas sus tareas y asuntos.
En la Gestión de Procesos sujetos a Procedimientos, puede pasar que las tareas no se cierren en la fechas previstas. Ahora con eGAM bpm puedes establecer la configuración para que independientemente de tu procedimientos o tu planificación inicial, las fechas de inicio y vencimiento de las tareas dependan de la fecha real de cierrede la/s tarea/s precedentes.
A partir de nuestra actualización del próximo 31.10.14 podrás utilizar dicha opción para poder secuenciar mejor la Gestión de Proyectos, ya que podrás configurar que las fechas tareas (inicio y vencimiento previsto) eGAMbpm las calculo sg la fecha de cierre REAL de las tareas precedentes.
A partir de nuestra próxima actualización (31.10.14), podrás presupuestar Costes Teóricos a para cada Tarea y registrar Costes Reales para facilitarte su seguimiento. Te avanzamos una captura de la maqueta.
En nuestra próxima Actualización (Viernes 31 de octubre) encontrarás un módulo para poder relacionar tus proyectos, y tus procesos con el criterio y subcriterio EFQM que proceda.
– Informes de Costes Asociados a Asuntos/Proyectos : Incluimos un informe que responde a la multiselección realizada en el módulo de Business Intelligence, ofreciendo por tipologÍa de costes (horas, desplazamientos, dietas, y otros), una comparativa gráfica y numérica entres costes reales y costes previstos.
