24 Ene

¿Qué es un sistema de certificación de seguridad alimentaria y para qué sirve?

Todos somos consumidores de productos alimentarios y a todos nos preocupa la seguridad alimentaria, conscientes de que un alimento contaminado en cualquier momento de la cadena de recolección, proceso, envasado y distribución, puede suponer un riesgo considerable para nuestra salud. Según el Global Food Safety Initiative (GFSI) cada año 600 millones de personas en el mundo enferman como consecuencia de la ingesta de alimentos contaminados. 

Es por ello que los distribuidores de productos alimentarios necesitan generar la máxima confianza posible en los consumidores finales en cuanto a seguridad alimentaria, ya que ésta condiciona las decisiones de compra, y además cualquier circunstancia negativa puede tener un impacto irreparable sobre su marca, amén de repercusiones legales. 

Las grandes firmas de distribución de todo el mundo, dado que asumen la responsabilidad legal del producto que están comercializando bajo su marca, han establecido criterios para evaluar a sus proveedores y poder garantizar que en toda la cadena desde el origen hasta el consumidor se cumplen, tanto la legislación vigente en cada país, como los principios básicos de seguridad alimentaria.

A tal menester, a nivel mundial, y bajo el reconocimiento del GFSI surgen los referenciales IFS y BRCGS que establecen las directrices de un Sistema de Calidad y Seguridad Alimentaria que deben cumplir los distintos agentes del sector alimentario,  que se dediquen a la fabricación o manipulación de productos. También encontramos la Norma ISO 22000 con el mismo propósito aunque su implantación no es tan extendida.

El Protocolo IFS, es un estándar privado reconocido a nivel mundial que incluye una serie de estándares aplicables a distintos procesos y servicios de la cadena de suministro, como garantía de seguridad alimentaria ofrecida por los fabricantes y distribuidores alimentarios. Las empresas certificadas en IFS, demuestran que además de cumplir con las especificaciones de cliente, trabajan por una mejora continua de todos sus procesos. Más de 26.000 certificados han sido emitidos por 105 organismos certificadores en 90 países en 4 continentes. 

El protocolo BRCGS nace en 1996 desarrollado por el British Retail Consortium, y aunque inicialmente se destina a las compañías suministradoras de productos alimenticios de marca minorista, más adelante se extiende a la fabricación de productos alimenticios destinados a la restauración y fabricación de ingredientes, e incluso a productos no-alimenticios (packaging, almacenaje y distribución, etc). Las más de 45.000 empresas certificadas en más de 160 países, ofrecen al mercado la garantía de que sus productos son seguros, legales, y de alta calidad. 

Distintos organismos de certificación en todo el mundo, acreditados para realizar auditorías según IFS y/o BRCGS, llevan a cabo el proceso de certificación, donde auditores reconocidos determinan en visitas a las instalaciones de las empresas si los diferentes elementos del sistema de Calidad y Seguridad Alimentaria de la empresa auditada están documentados, implementados, son sostenibles y continuamente mejorados. 

Para las empresas alimentarias, implantar las mencionadas normas supone un gran esfuerzo en la definición y sistematización de sus procesos, así como en su mantenimiento y mejora continua. Hoy por hoy las tecnologías de digitalización como puede ser egambpm son una clara alternativa a los sistemas basados en papel e infinitos formularios. 

09 Ene

¿Quién dijo que se necesitan papeles para implantar una ISO?

¿Cuántas veces no has pensado que certificar una ISO es incrementar tu burocracia?¿ O que para implantarla vas a tener que hacer mil papeles “que no van a ningún sitio”? En este artículo vamos a desmentir este mito.

 Para poder desarmar este mito, es necesario conocer qué es una ISO y cuál es su fin. Una norma ISO es un compendio de buenas prácticas orientadas a ordenar y mejorar la gestión en una empresa. Estas normas redactadas por comités técnicos, se han convertido en estándares a nivel mundial. 

 Si comprendemos el párrafo anterior, ya podemos intuir que trabajar bajo el paraguas de una norma ISO no debería incrementar la burocracia que tiene nuestra actual corporación.

¿Y qué pasa con los papeles? Si bien es cierto que en el pasado muchos implantadores recurrieron al uso de plantillas y documentos seriados, las actuales normas no exigen que se realice ninguno de estos puntos. Actualmente estas nos indican que debemos tener un registro y seguimiento fehaciente de las acciones que vamos realizando para cumplir los diferentes puntos.

 Por tanto, y dentro de las posibilidades que nos da la norma, podemos trabajar los registros de la forma que más se acomode a nuestra empresa y siempre que podamos asegurar estos. Una buena alternativa para esta problemática es combinar herramientas informáticas como pueden ser los softwares que solventan problemáticas en la gestión de tareas, gestión documental o gestión de procesos integrados con nuestro ERP. En el mercado podemos encontrar infinidad de soluciones para solventar estos problemas de forma aislada o, lo más interesante, en conjunto.

 Ahora que hemos desmontado estos dos mitos, ¿Que te impide implantar tu ISO de forma digitalizada?

26 Dic

Beneficios de implantar un sistema de presencia

 A estas alturas seguramente ya estés al tanto del Real Decreto Ley 8/2019 en el que aparece la obligación expresa de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores de la empresa, independientemente del tipo de contrato que tengan, y mantener los registros durante 4 años.   

 Si eres propietario o gerencias una empresa y lees esto, es posible que estés empezando a hacerte un montón de preguntas “¿Y esto cómo lo hacemos?” “¿Cuánto me va a costar?” En este artículo vamos a tratar de mostrarte como esta nueva normativa puede ser una oportunidad para optimizar y mejorar tu organización,así como para motivar a tus empleados. Con el consecuente aumento de beneficios que se derivara de las acciones aplicadas.

 En una época en la que las jornadas laborales son cada vez más flexibles y deslocalizadas, implementar un control de presencia que nos permita obtener datos relevantes sobre el estado de nuestra organización y que ayuden a elaborar estadísticas, tomar decisiones basándose en datos reales y garantizar la eficacia. 

Algunas de las aportaciones y funcionalidades que ofrecen estos sistemas son: 

– Control de los fichajes de pausas (absentismos) clasificadas según los criterios y necesidades de la empresa. 

– Medición del tiempo destinado a actividades realizadas en la empresa y que requieren optimización o seguimiento. Ejemplo: Formaciones o reuniones. 

– Informes individualizados de la plantilla en la que aparece toda la información registrada (absentismos, salidas al exterior, formaciones, reuniones, etc.) 

– Herramienta para la justificación y clasificación de los absentismos de la empresa. 

– Registro de visitas de personal externo a la organización (clientes, mantenimiento, proveedores). 

– Informe de horas extraordinarias para conocer la justificación y motivo de su realización. 

 Desde eGAM contamos con una herramienta donde toda esta información queda centralizada en una misma BBDD, con una estructura de datos sencilla y fiable, que permite a la dirección o, en su defecto, a las personas encargadas de realizar el seguimiento acceder a los datos de forma ágil y simplificada en tiempo real.

13 Dic

¿Qué es la metodología BPM?

BPM (Business Process Management) o Gestión de Procesos de Negocio es la disciplina orientada a mejorar el desempeño de las organizaciones (públicas o privadas) mediante la optimización y la automatización de los procesos de negocios que sustentan su actividad.

Este método de trabajo surge en los años 80 del modelo productivo utilizado por la empresa japonesa, Toyota. Con el paso del tiempo y la aparición de normas internacionales de buenas prácticas y calidad, se consolidó este sistema basado en la gestión de procesos o enfoque por procesos.

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es un conjunto de tareas o actividades, que se realizan de forma secuencial o en simultáneo, por personas o sistemas informáticos dentro de una organización, dando como resultado valor agregado para la misma, y contribuyendo a alcanzar uno o varios objetivos de negocio.

¿Por qué es útil la metodología BPM?

La gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudar a una empresa a controlar sus recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos. Además, establece las bases para las funciones de negocio tanto a nivel interno como de cara al exterior.

Los procesos gestionados por un BPM se vuelven más eficientes debido a la capacidad de detectar fallos y los motivos por los cuales estos se están dando.

Además, BMP ayuda a que las diferentes partes de una organización trabajen juntas de forma eficiente y eficaz para alcanzar cualquiera que sea el objetivo común.

¿De que herramientas BPM dispongo?

Las herramientas BPM son aplicaciones ideadas para el diseño, gestión y monitorización de procesos y se utilizan en el entorno empresarial para automatizar, medir y optimizar las operaciones de negocio. Utilizando flujos de trabajo y colaboración, proporcionan métricas y KPIs para que los gerentes y directivos puedan mejorar su toma de decisiones y comprobar que sus estrategias empresariales están consiguiendo alcanzar los objetivos marcados. 

La elección del software BPM a utilizar es una parte fundamental del éxito de esta metodología. En el mercado hay una gran oferta de programas de gestión por procesos, donde cada empresa puede encontrar el más adecuado para su situación..

¿Por qué necesita mi empresa digitalizar el BPM?

En esta parte, vamos a centrarnos en la digitalización y cómo hacer uso de un software consigue importantes beneficios para la organización.

Desde hace tiempo, las organizaciones de ámbito público y privado han implementado la digitalización de la gestión de procesos, consiguiendo mejorar en la productividad.

Aunque la digitalización de la gestión de procesos se aplica en cualquier tipo de organización, nos gustaría destacar aquellas organizaciones del ámbito industrial que buscan estar a la vanguardia tecnológica.

Para realizar la automatización, en primer lugar, es necesario identificar cuáles son los procesos que se van a digitalizar. Tras esto, es importante llevar a cabo un estudio de cómo se ejecutan y si no está establecido, habrá que desarrollarlo de principio a fin.

Como la digitalización de los procesos ayuda en la mejora de la organización, hay que proceder a determinar qué aspectos pueden mejorar. De igual modo, los procesos digitalizados deberán de ser testeados para minimizar los errores.

En términos generales, la digitalización de los procesos aporta:

  • Eficiencia y eficacia en dichos procesos.
  • Agilidad de tareas de seguimiento y en la gestión de los procesos.
  • Simplicidad en la adopción de decisiones.
  • Mejora continua de los procesos y en la mejora del servicio al cliente.
  • Incremento de la transparencia y agilidad en el intercambio de datos.
  • Aumento de la rentabilidad.
  • Menos posibilidad de riesgo.

El Software eGAM BPM es una Plataforma Tecnológica que te hará más sencilla la transición a la digitalización de tu gestión de procesos, adaptándose en alto grado a las necesidades de las empresas sin necesidad de que las empresas se adapten al software.

Es una herramienta muy fácil de usar y se adapta a cualquier modelo de gestión fundamentado en un enfoque basado en procesos. Con este software, las organizaciones simplifican las tareas derivadas de la digitalización y del mantenimiento de un modelo de gestión fundamentado en procesos.

“ La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia.” Bill Gates

23 Jun

Posponemos Actualización al Próximo Viernes 26 de Junio

Con el Objetivo de Introducir prestaciones añadidas a las reseñadas en nuestro más reciente post, así como para incluir nuevos ajustes funcionales en los sistemas de ticketing personalizados de algunos clientes, posponemos la actualización prevista al próximo Viernes 26 de Junio.

Las nuevas prestaciones son las siguientes :

Posibilidad de Configurar Vista Simplificada de Asuntos y de Tareas : Con ello pretendemos facilitar el uso de eGAM para aquellos perfiles de usuario que tan sólo precisan conocer las tareas que se les han asignado, y poder realizar funciones básicas como : un seguimiento, fichar costes, anexar un fichero, mandar un mail.

Captura  – Informes de Costes Asociados a Asuntos/Proyectos : Incluimos un informe que responde a la multiselección realizada en el módulo de Business Intelligence, ofreciendo por tipologÍa de costes (horas, desplazamientos, dietas, y otros), una comparativa gráfica y numérica entres costes reales y costes previstos.

CapturacOSTESJPG

11 Jun

Próxima Actualización eGAMbpm

Siguiendo con nuestra filosofía de ofrecer Mayor Valor a los usuarios de eGAMbpm, así como una Experiencia de uso cada vez mejor, en la Gestión de sus Procesos vamos a proceder a una próxima actualización que tendrá lugar el viernes 19 de junio para las sesiones Hosting, y progresivamente durante Junio en las sesiones instaladas en modo local.

Aparte de importantes mejoras de rendimiento y cambios estéticos, se incorpora las siguientes novedades:

– Nuevo FORMULARIO DE ACCESO que nos permite elegir qué módulo/s de eGAMbpm queremos que aparezcan abiertos una vez dentro de la aplicación.

– Incorporado en el escritorio un ESPACIO DE BUSQUEDA POR INVOCACION que permite fácilmente localizar los asuntos, tareas, documentos/mails, y notas que incluyen el texto indicado para buscar.

– Desde el escritorio se ha habilitado una funcionalidad para facilitar la realización de las ACCIONES MAS COMUNES en eGAM tales como : Crear un Asunto, crear una tarea, una nota, así como un cliente o un proveedor.

– También se ha incorporado al escritorio un SISTEMA DE NOTIFICACION que nos avisa de aquellas tareas y/o asuntos que presentan novedades en cuanto a nuevos comentarios, aperturas/cierres, nuevos documentos anexados, etc.

– Aparte de la funcionalidad de MIS PROCESOS FAVORITOS,  desde el mismo escritorio resulta fácil acceder al resto de procesos para crear un nuevo caso/asunto, así como para ver los asuntos/casos de ejecución de un proceso que gestiono, y de igual modo las tareas asignadas por procesos.

– En cuanto al CENTRO DE CONTROL DE ACTIVIDADES, se han ampliado posibilidades de vista, localización y búsqueda de asuntos, tareas, seguimientos, documentos/mails, tanto en el Historial, como en ASUNTOS  y TAREAS en Curso.

– Se incorpora un nuevo módulo denominado CALENDARIO que nos presenta distintas vistas de Asuntos, Tareas y Notas, ubicadas en su fechad e vencimiento. Desde el calendario se puede acceder al Asunto, Tarea o Nota que se seleccione.

– Desde el calendario se pueden crear nuevas NOTAS en el día que convenga, que se pueden convertir en un asunto nuevo o en una tarea de un asunto activo.

– Nuevo Módulo de FICHAJES de tiempo, con lo cual se habilita la funcionalidad de poder registrar consumos de tiempo, desplazamientos, dietas, y otros asociados al asunto/proyecto y/o tarea/actividad oportuna. Se puede asignar fichajes tanto desde un panel habilitado para registrar la dedicación diaria a cada Asunto/tarea, así como desde el Centro de Control de Actividades, como desde dentro de cada Asunto y/o Tarea específica.

– El módulo de NOTAS que anteriormente se incluía como un servicio del Centro de Control de Actividades, ahora es independiente, permitiendo registrar ideas, comentarios, actividades, citas, que no consideremos oportuno tratar como Asunto, o Tarea de un proceso. Si lo deseamos las notas se pueden convertir en Asuntos y/o Tareas con un sencillo click desde el propio módulo.

– Nuevo módulo TASKBOARD, ofrece al usuario una lista general de las tareas de dicho usuario categorizada en función del estado en que se encuentran (Definidas, En curso, Acabadas) a modo de tablero SCRUM, permitiendo cambiar el estado de una tarea simplemente clickando y arrastrando a la columna del estado deseado. De un modo más particular, desde cada asunto/proyecto, es posible visualizar por parte del gestor, todas las tareas en función de su estado de ejecución y el usuario responsable de cada una de ellas.

– Se ha mejorado el eGAMIZADOR de ficheros, permitiendo simplemente arrastrando el/los fichero/s seleccionados al escritorio eGAM, anexarlos a un asunto/proyecto, a una tarea/actividad, o bien convertirlos en un asunto nuevo, o una tarea nueva de un asunto ya creado.

En el siguiente enlace ofrecemos un vídeo ilustrativo de las novedades reseñadas.

Siempre a su disposición

Equipo eGAM

09 Feb

Desmarcado Masivo de Novedades en la Gestión por Procesos con eGAMbpm

Hemos habilitado en nuestra reciente actualización del pasado Viernes 6 de febrero una funcionalidad para permitir el Desmarcado Masivo de Novedades en la Gestión por Procesos con eGAMbpm, de esta manera ya no es imprescindible clicar o seleccionar cada una de las novedades para evidenciar su lectura.

Ahora desde la portada de un Asunto (caso de ejecución de un Proceso) se podrá realizar el Desmarcado Masivo de Novedades dicho asunto, tanto novedades de seguimiento como de ficheros anexados manualmente o de manera automática, con el envío y recepción de mails. En la captura siguiente clicando en el icono señalado en rojo, desmarcaría todas las novedades de las dos tareas que por aparecer en rojo indican que tienen novedades.

Captura

Del mismo modo, si nos encontramos en la vista de una tarea (ver imagen inferior) si clicamos en el icono señalado desmarcaríamos todas las novedades (seguimientos y ficheros anexados) sin necesidad de abrirlos o seleccionarlos.

Captura

 

29 Ene

Pasar desde la vista tradicional de eGAM a la vista Calendario a golpe de click

Ahora puedes pasar desde la vista tradicional de eGAM a la vista Calendario (eGAM WIP) a golpe de click.

Vista tradicional "eGAM Manager"

Vista tradicional «eGAM Manager»

Una vez en la vista calendario (eGAM Wip), si necesitas acceder a la vista Tradicional (eGAM Manager) podrás hacerlo desde un asunto o tarea con un sólo click.

Vista Calendario "eGAM Wip"

Vista Calendario «eGAM Wip»

 

03 Nov

Actualización 31.10.12 – Novedades

El pasado Viernes 31.1012 hemos procedido con la actualización prevista de eGAM en nuestros servidores hosting. Esta es la lista con las principales Novedades implementadas:

Módulo EFQM con la posibilidad con un mantenimiento de criterios y subcriterios, a los cuales podremos asociar cada uno de nuestros Asuntos según que convenga. Con ello tendremos las acciones realizadas (asuntos) por cada uno de los criterios para su explotación, por ejemplo a efectos de realizar una memoria o una auto-evaluación.

Envío de mails automáticos por creación nuevos Asuntos previa verificación máscara en título, con lo cuál el sistema obliga al usuario a concretar el título del asunto antes de guardarlo. La máscara a utilizar es #?textodeseado?#.

Mantenimiento de contactos individuales asociado a cada cliente y proveedor; se ha creado una pestaña específica «Contactos» en el mantenimiento de clientes y en el de proveedores.

Mantenimiento histórico de personas titulares de cada puesto de utilidad especialmente para configuraciones en las que los usuarios eGAM se asignan a puestos funcionales (organigrama) en lugar de a personas. Se recomienda optar por dicha configuración para evitar crear nuevos usuarios (ahorro de costes) cuando una persona reemplaza a otra en un determinado puesto.

Propagación Documental : Ahora es posible asignar una lista de distribución  a una carpeta de manera que todos los documentos asociados a dicha rama heredarán dicha lista de distribución mientras no se personalice (si procede). Con ello evitamos tener que generar imprescindiblemente una lista de distribución por cada documento.

– Asociación de documentos revisables a los anexos de los plantillas de Procedimientos. Desde la exploración documental se puede asociar un documento a los anexos de la portada o de cualquier tarea de un Procedimiento (Workflow o Regla de Negocio) de manera que siempre tendeemos accesible desde el asunto correspondiente la versión vigente del documento en cuestión.

Funcionalidad para asignación de costes teóricos desde cada tarea, así como para la introducción o fichaje de costes reales por categoría a la hora de registrar el progreso de la tarea. Se mantiene el campo Unidades (U.)Previstas y U.Reales, que se utiliza para el establecimiento y seguimiento de objetivos.

Activación de tareas teniendo en cuenta la fecha de cierre de la tarea predecesora que provoca la activación. Es decir ahora puede configurarse eGAM para que la referencia a la hora de determinar el plazo de cierre de una tarea sucesora (activación condicionada por el cierre de otra tarea predecesora) sea la fecha_cierre de dicha tarea.

Posibilidad de configurar como obligatorios aquellos campos del bloque de caracterización que se necesiten asociando dicha obligatoriedad a los procesos deseados.

eGAM Calendar : Ahora desde el Calendar, podemos conocer las novedades en asuntos y tareas, así como consultar el listado de nuestras tareas y asuntos cuya fecha prevista de cierre no ha sido definida.  Puedes acceder a tu eGAM Calendar desde clickando aquí.

Decisiones y/o Aprobaciones sin Firmas: Otra prestación que hemos añadido a eGAM Calendar está pensada para que desde el propio Calendar sea posible realizar la aprobación de una tarea y/o emitir una decisión frente a una cuestión planteada. Obviamente las dependencias programadas en función de la decisión tienen el efecto que se haya configurado.

Notificaciones vía mail al responsable de una tarea en el momento justo de la activación de una tarea. En la configuración de procesos se ha habilitado una función para automatizar el envío de un mail al responsable de ejecutar una tarea y a terceros, en el momento de su activación. Este mail queda anexado automáticamente a la tarea como evidencia de su envío.

 

 

30 Oct

Campos Obligatorios en Procesos

Campos Obligatorios en Procesos

Campos Obligatorios en Procesos

A partir de la actualización que realizaremos mañana, podrás configurar Campos Obligatorios en Procesos para que éstos aparezcan  como tal en el bloque de caracterización de un asunto  (siempre y cuando tengas permisos para administrador el proceso).

De esta manera por ejemplo podrás impedir que se de de alta una Reclamación de Cliente sin que se registre de qué Cliente se trata, o del mismo si se trata de una Reclamación a Proveedor impedirás (si lo deseas) que se den de alta casos de Reclamación en las que por descuido no se ha registrado el Proveedor.

Lo mismo es aplicable a los Campos Personalizables, con lo que por ejemplo si se trata de un Proceso Comercial podrás impedir que se abra un caso si no se registra el importe estimado de la operación, o cualquier información que consideres de interés. Sólo tienen que configurar el Campo o Campos Obligatorios en Procesos según tus necesidades.

El principal beneficio de esta nueva prestación es que por evitamos por ejemplo que busquemos casos o asuntos de un determinado cliente vía opción CRM y no nos salgan todos, porque en alguno se nos olvidó registrar el cliente en cuestión.

Para configurarlo has de hacerlo desde el Proceso en cuestión (bloque de configuración)