09 Ene

¿Quién dijo que se necesitan papeles para implantar una ISO?

¿Cuántas veces no has pensado que certificar una ISO es incrementar tu burocracia?¿ O que para implantarla vas a tener que hacer mil papeles “que no van a ningún sitio”? En este artículo vamos a desmentir este mito.

 Para poder desarmar este mito, es necesario conocer qué es una ISO y cuál es su fin. Una norma ISO es un compendio de buenas prácticas orientadas a ordenar y mejorar la gestión en una empresa. Estas normas redactadas por comités técnicos, se han convertido en estándares a nivel mundial. 

 Si comprendemos el párrafo anterior, ya podemos intuir que trabajar bajo el paraguas de una norma ISO no debería incrementar la burocracia que tiene nuestra actual corporación.

¿Y qué pasa con los papeles? Si bien es cierto que en el pasado muchos implantadores recurrieron al uso de plantillas y documentos seriados, las actuales normas no exigen que se realice ninguno de estos puntos. Actualmente estas nos indican que debemos tener un registro y seguimiento fehaciente de las acciones que vamos realizando para cumplir los diferentes puntos.

 Por tanto, y dentro de las posibilidades que nos da la norma, podemos trabajar los registros de la forma que más se acomode a nuestra empresa y siempre que podamos asegurar estos. Una buena alternativa para esta problemática es combinar herramientas informáticas como pueden ser los softwares que solventan problemáticas en la gestión de tareas, gestión documental o gestión de procesos integrados con nuestro ERP. En el mercado podemos encontrar infinidad de soluciones para solventar estos problemas de forma aislada o, lo más interesante, en conjunto.

 Ahora que hemos desmontado estos dos mitos, ¿Que te impide implantar tu ISO de forma digitalizada?

26 Dic

Beneficios de implantar un sistema de presencia

 A estas alturas seguramente ya estés al tanto del Real Decreto Ley 8/2019 en el que aparece la obligación expresa de registrar la jornada laboral de todos los trabajadores de la empresa, independientemente del tipo de contrato que tengan, y mantener los registros durante 4 años.   

 Si eres propietario o gerencias una empresa y lees esto, es posible que estés empezando a hacerte un montón de preguntas “¿Y esto cómo lo hacemos?” “¿Cuánto me va a costar?” En este artículo vamos a tratar de mostrarte como esta nueva normativa puede ser una oportunidad para optimizar y mejorar tu organización,así como para motivar a tus empleados. Con el consecuente aumento de beneficios que se derivara de las acciones aplicadas.

 En una época en la que las jornadas laborales son cada vez más flexibles y deslocalizadas, implementar un control de presencia que nos permita obtener datos relevantes sobre el estado de nuestra organización y que ayuden a elaborar estadísticas, tomar decisiones basándose en datos reales y garantizar la eficacia. 

Algunas de las aportaciones y funcionalidades que ofrecen estos sistemas son: 

– Control de los fichajes de pausas (absentismos) clasificadas según los criterios y necesidades de la empresa. 

– Medición del tiempo destinado a actividades realizadas en la empresa y que requieren optimización o seguimiento. Ejemplo: Formaciones o reuniones. 

– Informes individualizados de la plantilla en la que aparece toda la información registrada (absentismos, salidas al exterior, formaciones, reuniones, etc.) 

– Herramienta para la justificación y clasificación de los absentismos de la empresa. 

– Registro de visitas de personal externo a la organización (clientes, mantenimiento, proveedores). 

– Informe de horas extraordinarias para conocer la justificación y motivo de su realización. 

 Desde eGAM contamos con una herramienta donde toda esta información queda centralizada en una misma BBDD, con una estructura de datos sencilla y fiable, que permite a la dirección o, en su defecto, a las personas encargadas de realizar el seguimiento acceder a los datos de forma ágil y simplificada en tiempo real.

13 Dic

¿Qué es la metodología BPM?

BPM (Business Process Management) o Gestión de Procesos de Negocio es la disciplina orientada a mejorar el desempeño de las organizaciones (públicas o privadas) mediante la optimización y la automatización de los procesos de negocios que sustentan su actividad.

Este método de trabajo surge en los años 80 del modelo productivo utilizado por la empresa japonesa, Toyota. Con el paso del tiempo y la aparición de normas internacionales de buenas prácticas y calidad, se consolidó este sistema basado en la gestión de procesos o enfoque por procesos.

¿Qué es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio es un conjunto de tareas o actividades, que se realizan de forma secuencial o en simultáneo, por personas o sistemas informáticos dentro de una organización, dando como resultado valor agregado para la misma, y contribuyendo a alcanzar uno o varios objetivos de negocio.

¿Por qué es útil la metodología BPM?

La gestión de procesos de negocio (BPM) puede ayudar a una empresa a controlar sus recursos materiales, financieros, humanos y tecnológicos. Además, establece las bases para las funciones de negocio tanto a nivel interno como de cara al exterior.

Los procesos gestionados por un BPM se vuelven más eficientes debido a la capacidad de detectar fallos y los motivos por los cuales estos se están dando.

Además, BMP ayuda a que las diferentes partes de una organización trabajen juntas de forma eficiente y eficaz para alcanzar cualquiera que sea el objetivo común.

¿De que herramientas BPM dispongo?

Las herramientas BPM son aplicaciones ideadas para el diseño, gestión y monitorización de procesos y se utilizan en el entorno empresarial para automatizar, medir y optimizar las operaciones de negocio. Utilizando flujos de trabajo y colaboración, proporcionan métricas y KPIs para que los gerentes y directivos puedan mejorar su toma de decisiones y comprobar que sus estrategias empresariales están consiguiendo alcanzar los objetivos marcados. 

La elección del software BPM a utilizar es una parte fundamental del éxito de esta metodología. En el mercado hay una gran oferta de programas de gestión por procesos, donde cada empresa puede encontrar el más adecuado para su situación..

¿Por qué necesita mi empresa digitalizar el BPM?

En esta parte, vamos a centrarnos en la digitalización y cómo hacer uso de un software consigue importantes beneficios para la organización.

Desde hace tiempo, las organizaciones de ámbito público y privado han implementado la digitalización de la gestión de procesos, consiguiendo mejorar en la productividad.

Aunque la digitalización de la gestión de procesos se aplica en cualquier tipo de organización, nos gustaría destacar aquellas organizaciones del ámbito industrial que buscan estar a la vanguardia tecnológica.

Para realizar la automatización, en primer lugar, es necesario identificar cuáles son los procesos que se van a digitalizar. Tras esto, es importante llevar a cabo un estudio de cómo se ejecutan y si no está establecido, habrá que desarrollarlo de principio a fin.

Como la digitalización de los procesos ayuda en la mejora de la organización, hay que proceder a determinar qué aspectos pueden mejorar. De igual modo, los procesos digitalizados deberán de ser testeados para minimizar los errores.

En términos generales, la digitalización de los procesos aporta:

  • Eficiencia y eficacia en dichos procesos.
  • Agilidad de tareas de seguimiento y en la gestión de los procesos.
  • Simplicidad en la adopción de decisiones.
  • Mejora continua de los procesos y en la mejora del servicio al cliente.
  • Incremento de la transparencia y agilidad en el intercambio de datos.
  • Aumento de la rentabilidad.
  • Menos posibilidad de riesgo.

El Software eGAM BPM es una Plataforma Tecnológica que te hará más sencilla la transición a la digitalización de tu gestión de procesos, adaptándose en alto grado a las necesidades de las empresas sin necesidad de que las empresas se adapten al software.

Es una herramienta muy fácil de usar y se adapta a cualquier modelo de gestión fundamentado en un enfoque basado en procesos. Con este software, las organizaciones simplifican las tareas derivadas de la digitalización y del mantenimiento de un modelo de gestión fundamentado en procesos.

“ La primera regla de cualquier tecnología usada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia.” Bill Gates